Si estás intentando entender cómo funciona un sistema POS de facturación y en qué momento la DIAN exige emitir una factura electrónica, es normal que surjan dudas. Con la Resolución 165 de 2023, el tradicional tiquete POS se convirtió en POS electrónico, un documento equivalente digital que convive con la factura electrónica según el tipo de venta.
Este cambio es importante porque cada comprobante cumple un rol distinto: el POS electrónico respalda ventas de menor valor y la factura electrónica es obligatoria en situaciones específicas definidas por la normativa. Usar uno cuando corresponde el otro puede dejar tus operaciones sin soporte válido o generar inconsistencias ante la DIAN.
Por eso, es clave tener claridad sobre qué es el POS electrónico, cómo opera en el punto de venta y cuándo la normativa exige validación electrónica. Con esta información podrás tomar decisiones seguras y cumplir con los lineamientos tributarios sin contratiempos.
¿Qué es y cómo opera un sistema de facturación POS en el punto de venta?
Un sistema de facturación POS electrónico es la herramienta que registra ventas en el punto de venta y procesa la transacción en tiempo real. Su funcionamiento es directo y está diseñado para comercios con alto volumen de ventas rápidas:
- El vendedor registra el producto o servicio en el sistema
- El sistema calcula el valor y procesa el método de pago
- Se genera el comprobante con la información de la operación
- El inventario se actualiza automáticamente.
Su mayor ventaja es la inmediatez: permite gestionar cada venta en el momento en que ocurre y mantener control operativo sin procesos adicionales.
Profundiza más en: ¿Qué significa POS? Importancia y beneficios
Sistema POS vs. factura electrónica: diferencias esenciales
Tanto el POS electrónico como la factura electrónica registran ventas, pero cumplen funciones distintas dentro del ecosistema tributario. Ambos ofrecen trazabilidad y validación fiscal, aunque cada uno aplica según la naturaleza de la operación.
Para visualizar mejor estas diferencias, revisa la siguiente comparación:
| POS electrónico | Factura electrónica |
| Se genera en el punto de venta y se transmite casi de inmediato a la DIAN. | Se crea y transmite directamente en la nube. |
| Puede incluir los datos del comprador cuando aplica o cuando el cliente lo solicita. | Siempre requiere identificación completa del comprador. |
| Validación casi inmediata, según la operación. | Validación previa obligatoria antes de entregarse al cliente. |
| Funciona como soporte tributario si cumple requisitos y causalidad. | Soporte pleno para costos, gastos e impuestos descontables. |
| Facilita trazabilidad y control fiscal desde el punto de venta. | Ofrece trazabilidad completa, firma digital, CUFE y mayores controles. |
Leer también: Cómo se hace una factura electrónica: conoce los requisitos
¿Qué tipos de negocios pueden usar el sistema POS?
Este sistema es ideal para comercios donde la venta es inmediata, como supermercados, tiendas de barrio, restaurantes, cafeterías y puntos de venta con alto flujo transaccional.
Aun así, no todas las operaciones pueden gestionarse con este documento equivalente. Dependiendo del tipo de transacción, de la necesidad de identificar al comprador o de los lineamientos tributarios aplicables, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales puede requerir la emisión de una factura electrónica validada.
[Acá podría incluirse una cita de Acepta]
Ejemplo: “Tal como señala [Nombre], [cargo] de Acepta: “En los comercios de venta rápida….”
Requisitos exigidos por la DIAN
Para que la factura POS sea válida, debe cumplir con los lineamientos establecidos por la autoridad tributaria:
- Denominación expresa como documento equivalente POS electrónico
- Datos del vendedor (nombre o razón social y NIT)
- Numeración consecutiva autorizada por la DIAN, con número, rango y vigencia
- Código único de Documento Electrónico (CUDE)
- Firma digital
- Cantidad y descripción del bien o servicio
- Valor total de la operación
- Fecha y hora de generación y transmisión.
Estos elementos garantizan que la operación quede registrada y pueda respaldarse ante una revisión.
¿Por qué migrar hacia soluciones electrónicas integradas como Saphety?
Aunque el POS electrónico es práctico para ventas rápidas, la factura electrónica ofrece un nivel superior de detalle, control y estructura tributaria.
Una solución integrada permite:
- Validar documentos en tiempo real
- Registrar datos completos sin riesgo de errores
- Acceder a un historial ordenado y centralizado
- Facilitar auditorías y reportes tributarios
- Cumplir con todas las exigencias técnicas y legales de la DIAN.
A medida que las empresas crecen, necesitan sistemas que acompañen ese nivel de exigencia, y la facturación electrónica se convierte en el estándar para garantizar control tributario y continuidad operativa.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de facturación POS?
Es el sistema que registra ventas en el punto de operación y genera un documento equivalente electrónico transmitido a la DIAN.
¿Cómo facturar con POS?
Basta con registrar el producto o servicio, procesar el pago y generar el comprobante con numeración autorizada por la DIAN.
¿El sistema POS está obligado a facturar electrónicamente?
Depende de la operación: si la venta exige identificación del comprador o validación previa, se debe emitir factura electrónica.
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