En Colombia existen tres maneras de cumplir la norma sobre la facturación electrónica; por medio del portal gratuito de la DIAN, con un software propio, o la selección de un proveedor tecnológico autorizado para prestar dicho servicio en el país.
Lo primero que debe analizar cada compañía es decidir por cuál de las tres formas de solución implementará su proceso de facturación electrónica, dependiendo de su tamaño, cantidad de documentos que emite y recibe, funcionalidades requeridas, y el presupuesto disponible.
Vamos a ahondar un poco más sobre la opción de implementar este proceso a través de un proveedor tecnológico autorizado. Saphety, como proveedor tecnológico autorizado, y como compañía que ha desarrollado procesos de documentos electrónicos por más de 20 años en varios países, ha resumido los siguientes puntos como los más relevantes a la hora de seleccionar a un sistema de Facturación Electrónica.
- Experiencia: Es importante que el proveedor demuestre experiencia en este tipo de procesos, y de ser posible, en industrias similares a los de la compañía que va a implementar dicho proceso.
- Seguridad: Por tratarse de información relevante de las compañías, es importante evaluar los protocolos de seguridad en el manejo de la información, acompañada de certificaciones como la ISO 27001.
- Funcionalidades: Las empresas deben evaluar mediante demos o pruebas piloto las funcionalidades adicionales al cumplimiento de la norma, que el proveedor tecnológico ofrece. Algunas de las más solicitadas son la creación de usuarios, reportes en Excel, filtros de búsqueda, y total trazabilidad del proceso. El proveedor que pueda ofrecer los servicios de recepción de facturas electrónicas es un Plus.
- Usuarios: Las empresas deben evaluar las necesidades actuales y futuras en cantidad de usuarios, y sobre todo en los roles que pueden asignar en las soluciones que ofrecen los proveedores tecnológicos autorizados.
- Tiempo de almacenamiento en línea: Es importante aclarar con los proveedores tecnológicos el tiempo de almacenamiento en línea que ofrecen los documentos electrónicos, y los mecanismos de la entrega de la información al cliente, una vez se termine el contrato.
- Infraestructura: Se debe indagar sobre la infraestructura donde el proveedor ejecuta el procesamiento y resguarda la información, como es el caso de los Datacenters utilizados; ubicación, niveles de seguridad y entre otras.
- Respaldo de compañía: Este es un tema de evaluación de tipo administrativo en donde se indaga sobre el tamaño en activos y ventas del proveedor tecnológico, resultados financieros y entre otros.
