Cuando comienzas a gestionar personal, es normal preguntarse qué es una nómina de pago y cómo elaborarla sin errores.
Este documento concentra información clave sobre los pagos y descuentos aplicados a tus empleados y es fundamental para cumplir con las obligaciones laborales y fiscales en Colombia. Una liquidación imprecisa puede derivar en sanciones o inconsistencias que afecten el funcionamiento de la empresa.
Acá te explicamos su función, los elementos que debe incluir y cómo se gestiona hoy bajo las exigencias normativas del país.
¿Qué se entiende por nómina y por qué es un documento indispensable?
La nómina es el registro que refleja la remuneración de cada empleado según lo estipulado en su contrato laboral. Allí se documentan pagos programados de forma mensual o quincenal, junto con las deducciones correspondientes.
Este soporte no solo permite mantener el orden en la gestión interna: también es una responsabilidad legal. Su liquidación debe alinearse con el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 1819 de 2016, que establecen las reglas para el pago de obligaciones laborales y su reporte ante el Estado.
Un cálculo inexacto puede generar sanciones por parte de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), especialmente cuando existen errores en los aportes de salud o de pensión.
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La nómina electrónica y su rol en el cumplimiento de la normativa
En Colombia, este documento pasó a gestionarse en formato electrónico bajo los lineamientos establecidos por la DIAN. De acuerdo con la Resolución 000063, todas las empresas que cuenten con al menos un empleado vinculado deben generarlo y transmitirlo digitalmente.
Esta versión facilita la gestión al permitir:
- Consultar datos en tiempo real.
- Automatizar procesos y reducir errores manuales.
- Minimizar el uso del papel.
- Contar con reportes inmediatos para responder a la DIAN y a la UGPP.
Integrar este sistema contribuye a mantener el orden, cumplir con la normativa vigente y trabajar con mayor claridad en cada periodo de pago.
Profundiza más en: ¿Cuáles son las ventajas y de qué sirve la nómina electrónica DIAN?
Elementos esenciales de este documento
Cada nómina debe reflejar de forma clara la información utilizada para calcular el pago del periodo y los valores aplicados a cada trabajador:
| Elemento | ¿Qué incluye? |
| Datos del trabajador | Nombre, identificación, cargo, fecha de ingreso y tipo de contrato. |
| Datos de la empresa | Razón social o nombre y NIT del empleador. |
| Periodo de liquidación | Indica si corresponde a un pago mensual o quincenal. |
| Salarios y prestaciones | Incluyen sueldo básico, primas de servicios, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones. |
| Deducciones legales | Descuentos obligatorios como seguridad social, parafiscales y retenciones según ingresos. |
| Bonificaciones o incentivos | Pagos adicionales asociados al desempeño o metas internas (no obligatorios). |
| Salario bruto y salario líquido | Valor total antes de deducciones y monto final recibido por el trabajador. |
| Firmas | Validación del empleador y del trabajador en formatos tradicionales. |
Al reunir esta información en un solo documento, la empresa puede garantizar claridad en los cálculos, trazabilidad en los valores registrados y cumplimiento con las exigencias laborales del país.
¿Cómo elaborarla y reportarla correctamente?
Solo basta con asegurar que cada etapa del registro y envío cumpla con los lineamientos exigidos por la DIAN.
Para eso debes:
1. Contar con un sistema autorizado para emitir el documento soporte
El software debe estar habilitado para conectarse con la DIAN y generar los comprobantes con la estructura requerida.
2. Crear el documento electrónico para cada trabajador
En cada periodo, el sistema registra los valores del pago y conforma el archivo que será transmitido.
3. Enviar la información dentro del plazo correspondiente
El documento debe transmitirse de forma electrónica según la periodicidad definida por la empresa. Si hay valores por corregir, se emiten notas de ajuste con la modificación necesaria.
4. Esperar la validación del reporte
La DIAN revisa la información y confirma su validez. Cuando encuentra inconsistencias, devuelve el archivo con las indicaciones para actualizarlo y reenviarlo.
Preguntas frecuentes
¿Qué se entiende por nómina?
Es el documento donde se registran los pagos y deducciones aplicados a un trabajador de acuerdo con su contrato laboral.
¿Qué se paga en este documento?
Incluye valores pactados en el contrato laboral, prestaciones, comisiones, horas extras y recargos, según corresponda.
¿Cuáles son sus partes?
La nómina se compone de los datos del trabajador y de la empresa, el período liquidado y los valores asociados al salario, las prestaciones y las deducciones aplicadas.
Una gestión de nómina electrónica más segura y ordenada
Implementar este proceso en formato electrónico te permite validar la información con precisión y mantener tus obligaciones al día, evitando retrasos o inconsistencias ante la DIAN.
Con Saphety, cuentas con un proveedor tecnológico autorizado que respalda la transmisión de tus documentos y mantiene tu operación estable frente a los cambios normativos.
Si quieres incorporar la nómina electrónica en tu empresa o necesitas orientación para comenzar ¡contáctanos! Te acompañaremos en cada paso.
