Emitir una factura electrónica en Colombia no es simplemente reemplazar el papel por un archivo digital. Cada documento debe seguir un proceso validado en tiempo real por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), donde un error en los datos o en el sistema puede significar rechazo inmediato.
Por eso, más allá de conocer qué es, lo esencial es entender cómo se hace una factura electrónica, cuáles son los requisitos legales y técnicos, y qué errores debes evitar para garantizar facturas válidas y seguras.
Requisitos legales y técnicos para emitir una factura electrónica
Antes de comenzar a facturar electrónicamente, asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Requisitos legales
- Estar registrado en el RUT como facturador electrónico
- Contar con una firma digital emitida por una entidad certificada
- Conservar las facturas por al menos seis años
- Cumplir con todos los campos obligatorios exigidos por la DIAN (emisor, receptor, descripción, valores, impuestos, CUFE).
Requisitos técnicos
- Usar un software de facturación o ERP autorizado por la autoridad tributaria
- Conexión en línea con la DIAN para transmitir y validar facturas en tiempo real
- Integración con los sistemas contables de la empresa para asegurar trazabilidad y control.
¿Cómo se hace una factura electrónica paso a paso?
Selecciona el software autorizado
Escoge un sistema que esté certificado y que garantice transmisión inmediata. Si tu software no está autorizado, la DIAN no validará las facturas y podrías quedar en incumplimiento.
Registra la información tributaria
Ingresa correctamente los datos de emisor, receptor, descripción de productos o servicios, impuestos y valores. Un NIT mal digitado o una tarifa de IVA incorrecta son causas frecuentes de rechazo.
Genera y firma digitalmente el documento
El software convierte la información en un XML y lo firma digitalmente con tu certificado, asegurando que la factura no pueda ser alterada.
Envía la factura a la DIAN
El sistema transmite el documento al portal oficial en donde se valida en cuestión de segundos.
Recibe la respuesta de validación
Si todo está correcto, obtendrás el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) que le dará validez legal a tu factura. Pero si hay errores, esta será rechazada y deberás corregirla antes de reenviarla.
Conserva la factura
Una vez validada, debes guardarla en un repositorio seguro durante al menos seis años. La entidad fiscal puede solicitarla en auditorías en cualquier momento.
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Errores frecuentes al emitir facturas electrónicas
Muchas empresas creen que el software lo resuelve todo, pero la mayoría de los rechazos proviene de errores humanos o configuraciones incompletas. Estos son los más comunes:
- Ingresar NIT o razón social incorrecta del cliente
- Usar firmas digitales caducadas
- No actualizar tarifas de IVA o impuestos retenidos
- Intentar facturar con un software no autorizado
- Omitir el envío de la factura a la DIAN y entregarla directamente al cliente.
Prevenir estos errores evita sanciones y asegura que tus facturas tengan plena validez
¿Cómo se hace para anular una factura electrónica?
Si una factura ya validada tiene un error, la única forma de corregirla es emitir una nota de crédito electrónica. Este documento debe estar asociado a la factura original, validarse con la autoridad tributaria y notificarse al cliente.
No hacerlo de esta manera puede dejar inconsistencias en tu contabilidad y generar multas.
Buenas prácticas para facturar sin errores
- Haz pruebas en el ambiente de habilitación antes de emitir a clientes reales
- Capacita a tu equipo en ingreso de datos tributarios y uso del software
- Configura alertas internas para anticiparte a cambios normativos de la DIAN
- Integra la facturación electrónica con tu ERP para minimizar digitaciones manuales
- Mantén respaldos digitales en sistemas seguros y organizados.
Preguntas frecuentes
¿Cómo crear una factura electrónica desde cero?
Con un software autorizado: ingresa tus datos, genera el documento, firma digitalmente, envíalo a la DIAN y guarda la validación.
¿Qué necesito para emitir una factura electrónica?
Cumplir con requisitos legales (RUT, firma digital y almacenamiento por 6 años) y técnicos (software autorizado y conexión en línea).
¿Qué pasa si mi software no está autorizado por la DIAN?
Tus facturas no tendrán validez legal y podrías enfrentar sanciones.
¿Cómo se anula una factura electrónica?
Mediante una nota de crédito electrónica, asociada y validada ante la DIAN.
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