Saphety se prepara para participar en el piloto de Nómina Electrónica y ya tiene avanzados su plataforma para cumplir con la resolución.
El reciente anuncio de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales sobre la implementación de la nómina electrónica, es un paso más para la trasformación digital de las empresas colombianas.
¿Para qué sirve la nómina electrónica?
Sirve para soportar los gastos de nómina y deducciones originadas de una relación laboral para efectos de los impuestos de renta y otros cuando aplique.
Es un proceso similar al de la factura electrónica, aunque con unas diferencias. Respecto a las similitudes nos encontramos que se requiere validación por parte de la DIAN y se utiliza un formato de archivo estandarizado, aunque son archivos con estándares diferentes. Otra similitud es que se debe tener disponible los archivos durante un tiempo mínimo de 5 años, tal como sucede con la factura electrónica. Adicionalmente también podrán emitirse documentos electrónicos como notas de juste a la nómina electrónica.
Sin embargo, hay diferencias como en el caso de la factura. La factura se genera en línea o en tiempos cortos, por el lado de la nómina, se reporta mensualmente a la DIAN y con un plazo máximo de hasta el día 10 del mes siguiente. Otra diferencia a destacar es que las bases de datos fuentes de la información son diferentes entre la factura y la nómina.
En cuanto a los calendarios de obligatoriedad, la resolución definitiva de la DIAN no 000013 de 11 de Febrero de 2021, que establece la norma y obligatoriedad para emitir el documento de Nómina Electrónica, define los siguientes calendarios:
1. Calendario de implementación para sujetosde acuerdo conel número de empleados (página 11);
2. Calendario de implementación Permanente (página 11);
3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta (página 12).
Consultar aquí, los calendários, en el link oficial.
Tal como sucede con la factura electrónica, las empresas deberán hacer los procesos en ambiente de habilitación para hacer pruebas y luego en ambiente producción una vez se surta satisfactoriamente el proceso de habilitación. Por cada empleado se debe generar un documento electrónico mensual como soporte de pago de la nómina. La representación gráfica del documento electrónico de nómina debe incluir un código único de nómina electrónica (CUNE).
Les compartimos arriba un ejemplo de representación gráfica diseñada por Saphety.
La mejor opción para implementar la nómina electrónica es a través de un proveedor tecnológico aprobado por la DIAN. Desde Saphety nos estamos preparando para ofrecer este servicio y que cumpla con todos los requisitos exigidos por el ente gubernamental.
En este enlace puede ver la Resolución 000013 de Febrero 11 de 2021.
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