Dentro del ecosistema digital de la DIAN, que entre sus principales objetivos tiene brindar herramientas a las empresas para tener un mayor control y trazabilidad de procesos fiscales, así como reducir la evasión de impuestos; nace un nuevo documento electrónico, el DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
Regulado a través de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, como una adición del parágrafo 4 al artículo 55 de la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, se define qué es el documento soporte en adquisiciones, quien están obligados a adoptarlo, desde cuando y cuales son las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos del mismo.
Este documento debe usarse para acreditar la compra de un bien o servicio, y ser generado por el comprador cuando su proveedor no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente. Todos los compradores de bienes o servicios que realicen compras a este tipo de proveedores están en la obligación de documentar ante la DIAN la transacción a través del Documento Soporte en Adquisiciones; para tener un soporte de costos, deducciones o impuestos descontables en sus declaraciones tributarias.
Dicho documento es generado por el adquiriente o comprador del bien o servicio, y se realiza desde el modulo contable para posteriormente construir un archivo XML que debe cumplir con las características del anexo técnico de la resolución 000012. En la mayoría de los casos será un proveedor tecnológico autorizado el encargado de transmitir este documento a la DIAN, recibir la respuesta de la validación y devolver al área contable de la compañía el XML validado, y un PDF que es la representación gráfica del mismo.
De acuerdo con los lineamientos del ente fiscal, y la actualización hecha el 5 de mayo de 2021 a través de la resolución 000037; el citado documento deberá adoptarse a más tardar el primero de agosto de 2021.
Es importante recalcar que, de todo el ecosistema digital de la DIAN, el documento soporte en adquisiciones, es el único que tiene como requisito ser generado de forma física por parte del adquiriente o comprador del bien o servicio, el documento impreso debe contener la siguiente información:
- Estar denominado Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
- Fecha de generación
- Datos del proveedor del bien o servicio
- Datos del comprador del bien o servicio
- Numero consecutivo ( autorizado por DIAN)
- Descripción del bien o servicio
- Valor de la operación.
Así las cosas, el panorama digital en Colombia en lo que tiene que ver con el ente fiscal tiene una ruta trazada que exige de todos los participantes mayor dinamismo y adaptabilidad a los cambios que plantea la transformación del internet de la industria.
