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La importancia del Documento soporte y las notas de ajuste

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La importancia del Documento soporte y las notas de ajuste

Conozca la importancia del Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y las notas de ajuste

 

El Documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA, derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalente: el cual se deberá generar por parte del adquiriente de los mencionados bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Dian.

 

Las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en lo sucesivo notas de ajustes, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o disminución parcial del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Dian.

 

¿Cómo se debe generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste?

Deberán generarse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente o en su defecto acumulando diariamente las citadas operaciones realizadas con un mismo proveedor conforme lo considere el sujeto obligado.

 

¿Quiénes están obligados a Generar el DS?

Están obligados los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA.

 

Quienes no son facturadores electrónicos y requieran generar el D.S podrán realizarlo de manera física y conservarlos para cuando la DIAN lo requiera, sin necesidad de transmitirlo electrónicamente; la DIAN dispondrá en su solución de F.E. gratuita la opción para generar este documento para los no obligados.

 

¿Cuáles son los requisitos para la generación, transmisión y validación del Documento Soporte y sus notas de ajuste?

 

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
  2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
  3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
  5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
  6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
  7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas -IVA, cuando a ello hubiere lugar.
  8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la DIAN.
  9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
  10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – CUDS.

 

De acuerdo al artículo 6 de la Dian. Implementación de la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste. La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los sujetos de que trata el articulo 3 de la presente resolución, a mas tardar dentro de los tres (3) meses siguientes contados a partir de la fecha de expedición de la presente resolución. Lo anterior, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.

 

De acuerdo al artículo 7 de la Dian. Habilitacion. Los sujetos que se encuentren previamente habilitados como facturadoras electrónicas, tendrán la opción de convalidar la información que hayan registrado en el procedimiento de habilitación del articulo 22 de la resolución 000042 del 05 de mayo de 2020 o la norma que la modifique o sustituya.

 

Con el fin de proceder a la verificación de las condiciones técnicas y tecnológicas previstas en el Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el sujeto habilitado podrá realizar las pruebas requeridas para la generación, transmisión y validaciones del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y la nota de ajuste al citados documento en el ambiente de producción en habilitación, previo a realizar la generación y transmisión de los citados documentos en el ambiente de producción en operación.

 

Parágrafo 1. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de la presente resolución decida modificar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documentos equivalente y las notas de ajuste, deberá surtir el procedimiento previsto en el articulo 22 y siguientes de la resolución 000042 del 05 de mayo de 2020.

 

Importante:

  • El Documento deberá transmitirse a la DIAN, en el momento de realizarse la operación.
  • La contingencia será la misma de los otros documentos electrónicos.
  • éste deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
  • Los documentos serán validados o rechazados por la DIAN y deberán conservarse en caso de ser rechazados deberán generarse nuevamente.
  • Los sujetos no facturadores electrónicos deberán generar de forma físicael D.S. y las notas de ajuste cumpliendo con los campos exigidos en la resolución.
  • Cuando se realice a través de un tercero deberá ser un PT autorizado por la DIAN.
  • Las representaciones gráficas del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, en formato digital o impreso, podrán ser diseñadas de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado incluyendo el código QR.
  • Las particularidades para la representacion grafica dependiendo del sector económico que podrías ser incluidas no serán validadas por la DIAN.

 

Si requiere mayor información sobre nuestros servicios de facturación electrónica, documento soporte y otros, nosostros contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados para atender sus necesidades, contáctanos.

 

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