El año en curso es crucial para la masificación del uso de la factura electrónica en Colombia, ya que todos los esfuerzos realizados por el gobierno se verán reflejados cuando se haya cumplido en su totalidad el plazo establecido de acuerdo al calendario señalado por la DIAN, que termina en octubre.
Tenga en cuenta la fecha de registro y habilitación, así como la fecha máxima para expedir factura electrónica de venta, ya que de acuerdo con la actividad económica principal hay una ampliación de tiempo según al grupo al que pertenece la empresa.
Si está dentro de alguno de estos grupos, usted está obligado a facturar electrónicamente:
• Los responsables del Impuesto sobre la Ventas –IVA.
• Los responsables del Impuesto Nacional al Consumo.
• Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN; con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
• Los sujetos que opten de manera voluntaria por expedir factura electrónica.
• Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE.
Las opciones para facturar electrónicamente:
• A través de la solución gratuita dispuesta por la DIAN (en una primera etapa diseñada para empresas que facturan máximo 21 facturas al mes).
• Mediante un desarrollo interno propio de software.
• Por intermedio de un proveedor tecnológico.
Siendo esta última la mejor recomendación para iniciar el proceso de facturación electrónica y cumplir con la obligatoriedad.
Con un proveedor tecnológico se garantiza todas las funcionalidades con un valor adecuado de acuerdo a sus requerimientos y número de transacciones, también asegura que con el crecimiento de estas en la plataforma se garantiza el servicio permanente, y el cliente no se preocupará por el aumento de las transacciones. El coste es el adecuado al servicio que recibe. Al mismo tiempo, el operador tecnológico añade funcionalidades a la plataforma para agregar valor al servicio ofrecido al cliente.
Al escoger un proveedor, los servidores están siempre disponibles para poder utilizar la herramienta sin interrupciones; lo que no ocurre muchas veces con el desarrollo propio, pues la manutención de servidores y software puede llevar a interrupciones de la solución. Al tener siempre disponibilidad, se garantiza el acceso 100% a la aplicación y a los documentos (facturas, crédito, débitos, contenidos).
Aquí, algunos de los beneficios de implementar la factura electrónica:
• Reducción de costos en los gastos de facturación.
• Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes.
• Simplificación de los procedimientos administrativos.
• Mejorar el servicio al cliente.
• Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
