¿Sabes si todos los comprobantes que emite tu empresa son válidos ante la DIAN? Muchos negocios todavía desconocen qué es un documento equivalente y cómo su correcta emisión puede evitar sanciones, rechazos contables o la pérdida de beneficios tributarios.
Estos documentos son soportes de venta que reemplazan la factura en ciertas operaciones autorizadas. Conocer cuándo se usan, qué requisitos deben cumplir y cuál es su valor fiscal es esencial para mantener tu empresa en cumplimiento con la DIAN y proteger su contabilidad.
¿Qué es un documento equivalente y cuándo se debe emitir?
Un documento equivalente es un comprobante autorizado que sustituye la factura de venta electrónica en situaciones específicas. Tiene la misma validez legal que una factura, siempre que cumpla con los requisitos definidos por la autoridad tributaria.
Se utiliza cuando la empresa realiza una venta o presta un servicio a un comprador no obligado a facturar, o en operaciones donde la DIAN permite reemplazar la factura por otro tipo de documento.
Actualmente, la mayoría de estos documentos deben emitirse de forma electrónica, según la Resolución 165 de 2023, que establece la validación en línea de los Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE).
Estos son los únicos documentos equivalentes vigentes en Colombia:
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por medio del Decreto 358 los comprobantes autorizados son:
- El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.
- La boleta de ingreso al cine
- El tiquete de transporte de pasajeros
- El extracto
- El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros
- El documento en juegos localizados
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
- El documento expedido para el cobro de peajes
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities
- El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos.
¿Cuál es la finalidad de este comprobante?
El documento equivalente sirve para respaldar los gastos y operaciones de una empresa ante la DIAN, especialmente cuando no se emite una factura electrónica.
Al hacerlo correctamente, la empresa puede descontar impuestos y deducir esos gastos sin problemas. Además, permite mantener un registro ordenado y verificable de cada transacción, lo que facilita las auditorías y evita amonestaciones.
Requisitos para su validez
Para que el comprobante sea válido ante la DIAN, debe incluir información mínima que lo identifique como soporte de venta legal:
- Nombre o razón social del emisor y su NIT
- Identificación del adquirente (nombre y número de documento)
- Descripción del bien o servicio, cantidad, unidad de medida y valor
- Impuestos aplicables, como IVA o Impuesto Nacional al Consumo
- Fecha y número consecutivo del documento
- Firma digital o validación del sistema tecnológico que lo genera.
En el caso del documento equivalente P.O.S. electrónico, también se requiere que el sistema identifique cada artículo mediante código interno o de barras y muestre la tarifa de impuesto correspondiente.
Estos requisitos son obligatorios tanto para documentos en formato físico como para los Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE), que se validan en línea ante la DIAN.
Para más información revisa: Estos son los 14 requisitos comunes del documento equivalente electrónico.
Diferencias entre factura y documento equivalente
Aunque ambos sirven como soportes de venta, existen diferencias importantes:
| Aspecto | Factura electrónica de venta | Documento equivalente |
| Emisor | Contribuyente obligado a facturar electrónicamente según la DIAN | Persona natural o entidad autorizada a usar documento equivalente |
| Validación | Se valida en tiempo real de forma previa por la DIAN | Se emite solo en casos definidos por la DIAN; puede requerir o no validación electrónica según el tipo |
| Finalidad | Soporte general de venta de bienes o prestación de servicios | Soporte de operaciones cuando la norma permite no emitir factura electrónica |
| Derechos tributarios | Permite costos, deducciones y descontables de IVA si cumple requisitos técnicos | También otorga estos derechos si cumple las condiciones técnicas establecidas por la DIAN |
| Sanciones por error | Rechazo del documento y posibles multas por incumplimiento | Multas o cierre si se usa un documento no autorizado o se incumple la normativa |
Conocer estas diferencias permite a las empresas determinar cuándo emitir una factura y cuándo corresponde generar un documento equivalente, evitando inconsistencias contables o sanciones.
Para conocer más en detalle sus diferencias leer también: Factura electrónica vs Documento equivalente electrónico.
Consecuencias de no emitir correctamente un documento equivalente
No cumplir con los requisitos establecidos por la DIAN puede generar consecuencias importantes:
- Pérdida del derecho a deducción o impuestos descontables
- Multas y sanciones tributarias
- Rechazo contable de las operaciones en revisiones o auditorías
- E incluso, cierre temporal del establecimiento según artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
Por eso, es clave asegurarse de que todos los comprobantes utilizados estén dentro de los documentos equivalentes autorizados y cumplan con la Resolución 000165 de 2023.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un documento equivalente en contabilidad?
Es el soporte fiscal que permite registrar una compra o gasto cuando no existe una factura. Su emisión correcta garantiza que la operación sea válida ante la DIAN y pueda respaldar costos, deducciones e impuestos descontables.
¿Cuál es la diferencia entre un documento equivalente y un documento soporte?
El documento soporte se usa cuando se adquieren bienes o servicios de personas no obligadas a facturar, mientras que el documento equivalente aplica en actividades específicas definidas por la DIAN, como transporte o servicios públicos.
¿Qué es un documento equivalente P.O.S.?
Es un tiquete generado por sistemas de punto de venta (P.O.S.) y validado por la DIAN, que respalda las compras directas e incluye la identificación del comprador, la descripción del producto y los impuestos aplicados.
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